辦理及申請各類文件證明業務須知
依權責，本處代表中華民國政府在義大利羅馬負責有關「義大利」、「聖馬利諾」、「馬爾他」、「北馬其頓」、「阿爾巴尼亞」等5國文件證明相關業務，其中主要包括驗證當地製發之文件真偽（例如出生證明、無犯罪證明、畢業證書、結婚證書等），使該文件在台具效力。
一份國外的文件在台灣有多種可能用途，每個不同的用途可能必須遵守不同主管（用證）機關的要求及法規限制。所以，各類文件格式的內容及語言版本是否合乎您的需求？應該怎麼用？用在哪？如何用？均須請申請者自行依照自身實際需求向台灣各項業務相關主管機關或（要）用證單位詢問、瞭解、確認。（例如：內政部、戶政機關、移民署、教育部、法院、學校、銀行等，他們可以決定怎樣的文件可以受理、哪些內容是他們經辦業務所需要的）
因為辦理這些文件證明的用途及內容，是主管機關或單位在收到申請者依規定繳交的相關文件以後，他們必須依照主管或相關法規受理、辦理登記作業或採認時所需要用到的。透過外館，是授權外館代為確認、查證國外文件本身的形式及樣式真偽，而非授權駐外館處審查內容。
至於怎樣形式或內容的文件符合他們要求，包括是否須經駐外館處驗證？如何驗證能被接受？哪些文件內容應詳實記載？什麼文件樣式能被接受？這些問題都屬於他們在受理案件時所擁有的行政裁量權，申請者必須配合主管機關的要求辦理。
簡言之，駐外館處僅有權責驗證這些國外當地做成的文件形式及樣式的真偽，並在審視、查驗這些文件確為真實後，據以核發中華民國文件證明書。
也就是說，依照我國法規，駐外館處僅負責驗證文件（樣式）真偽，不對文件內容負責，亦不論用途（不限制一種文件只有一種可能用途），我們只能提醒您留意並務必向相關主管機關確認；至於應準備哪些文件（內容、件數、語版）送交本處驗證，均應自行洽詢台灣及上揭各國（要）用證單位確認所需必要文件及記載內容為何，才能確保自身權益。
一般來說，依照國際慣例，申請者無論國籍，在台灣要把「台灣當地製發的文件」帶到義大利或上述本處兼轄的4個國家使用，須經過各該國駐台機構辦理文件證明（如果該國在台灣沒有機構，通常可能是該國派在鄰近國家的使領館兼轄台灣事務，請務必自行洽詢該國政府瞭解個案業務所需文件證明標準作業流程。）。
同時，依照國際法，將台灣文件帶至國外使用之用途及申請流程屬於他國主權象徵之內政事務，原則上我國人均須配合他們的要求辦理。如果我國人遇到問題或遭刁難，駐外館處必將盡力協助並配合辦理，但不一定能滿足國人所有期望，因為涉及到諸多法規等複雜問題。簡言之，若有任何在他國辦理流程上的問題，請先自行洽詢各該國政府或駐外機構瞭解個案辦理方式。（提醒您，每個國家因為政府體制、法律制度、歷史文化、社會風俗都不盡相同，行政效率及作業方式亦略有大小不等之差異；有些法規概念可以對等適用，有些則無法，請務必諒解。）
至於回台灣要辦什麼事情？回台灣辦結婚要準備什麼文件？拿義大利大學畢業證書回台灣申請學校或求職要不要驗證？需要準備成績單嗎？須要中文翻譯本嗎？在國外需要準備什麼資料、如何辦理、流程為何，均請逕洽相關主管機關瞭解最新規定。如果該文件被主管機關要求送交駐外館處驗證，在送到本處前，請務必先完成義大利及相關國家的公證流程。
如果任何義大利、北馬其頓、馬爾他、聖馬力諾及阿爾巴尼亞的文件被國內機關或我政府其他駐外機構要求送交本處驗證，在送到本處驗證前，請一律務必將該文件正本完成義大利及相關國家的公證流程，即使其中文或英文或其他任何語言之翻譯本要在台灣或其他地方完成。任何國外文件，都要先經過該國國內公證，完成該國公證流程才能送到本處驗證，經本處驗證才能帶到台灣使用!!!
若國外做成的文件為非中文或英文的版本，一般來說原則上國內各相關機關會要求另備中文或英文翻譯本，因為絕大多數台灣戶政單位承辦人無法讀懂非中文或非英文的文件內容，所以無法作業。
至於有關翻譯本辦理方式，依照法規，在義大利一般常見有兩種可能作法：
1.在義大利做翻譯：將各項文件原(正)本先送交Prefettura （民事或行政類文書）或Procura（刑事或司法類文書）公證（autenticazione/legalizzazione）後，併翻譯本再送請義國地方法院（Tribunale）辦理宣誓翻譯（traduzione giurata）。接著再將經過Prefettura或Procura公證的正本及經過Tribunale宣誓的翻譯本送去Procura辦理宣誓翻譯本的公證（autenticazione/legalizzazione）。至於詳細辦理方式請洽詢義國各地地方（自治）政府，再持上揭完備義國各項公證流程的各相關文件原本及翻譯本之正本與影本各一份，預約來本處辦理文件證明 、驗證（autenticazione/legalizzazione ），確認文件真偽；
2.在台灣做翻譯：請持經過本處驗證文件之正本回台（無論如何義大利的文件正本一定要先經過本處驗證）。到了台灣，請併翻譯本在台送交地方法院或民間公證人辦理翻譯公證。（辦理方式請洽台灣各地方法院或其所屬民間公證人瞭解）
如果任何義大利、北馬其頓、馬爾他、聖馬力諾及阿爾巴尼亞的文件被國內機關或我政府其他駐外機構要求送交本處驗證，在送到本處驗證前，請一律務必將該文件正本完成義大利及相關國家的公證流程，即使其中文或英文或其他任何語言之翻譯本要在台灣或其他地方完成。任何國外文件，都要 !!!先經過該國國內公證!!! 才能送到本處驗證。
提醒您：文件須否翻譯為中文？中文或英文翻譯本須否駐外館處認證？敬請逕洽要（用）證機關確認，如果該機關堅持駐外館處驗證翻譯本，敬請依照前述方式辦理，送交義大利法院辦理宣誓翻譯。
如果任何義大利、北馬其頓、馬爾他、聖馬力諾及阿爾巴尼亞的文件被國內機關或我政府其他駐外機構要求送交本處驗證，在送到本處驗證前，請一律務必將該文件正本完成義大利及相關國家的公證流程，即使其中文或英文或其他任何語言之翻譯本要在台灣或其他地方完成。任何國外文件，都要 !!!先經過該國國內公證!!! 才能送到本處驗證。
在台灣的每個機構要辦的每項業務，對於要求翻譯本辦理方式都不盡相同，據聞有的要求一定要外館驗證，有的要求在台合法登記立案之翻譯社翻譯才接受，怎樣才能被接受實非本處權責，本處無法提供意見，本處僅能建議一定要自行向（要）用證單位確認，並請配合他們的要求在義大利或台灣辦理。以上資訊僅供參考，個案可能有不同差異。
如果任何義大利、北馬其頓、馬爾他、聖馬力諾及阿爾巴尼亞的文件被國內機關或我政府其他駐外機構要求送交本處驗證，在送到本處驗證前，請一律務必將該文件正本完成義大利及相關國家的公證流程，即使其中文或英文或其他任何語言之翻譯本要在台灣或其他地方完成。任何國外文件，都要 !!!先經過該國國內公證!!! 才能送到本處驗證。
有關文件證明業務及其他相關資訊與一般規定，請先參考外交部領事事務局官方網站
https://www.boca.gov.tw/np-4-1.html
文件證明業務相關法規
本處依據中華民國「外交部及駐外館處文件證明條例」及其施行細則辦理「文書驗證」及「出具證明」等業務。
「文書驗證」係指本處在羅馬負責查驗義大利、北馬其頓、阿爾巴尼亞、馬爾他及聖馬利諾等國（地）製發之文件，並完成當地驗證及公證流程後，據以核發文件證明書。
提醒您：
文件證明業務有嚴格法規及流程須遵守，且各國文件樣式各異，並涉及國內外諸多法規。
文件證明業務涉及相關我國與他國法律規定及國際慣例，不僅是中華民國法律、規定要遵守，還必須尊重、遵守其他國家（文件製發國）的法律、規定與國際慣例。
在義大利，無論學位證書、結婚證書、無犯罪紀錄等各類文件，所有義大利學校、市政府、法院核發的文件一律必須經過義國prefettura(行政部門)或procura(司法部門)這兩者其中之一的公證才算完成義國文件證明流程，才能帶到國外使用。因此，上面這些義大利文件一定要經過上面兩個機關其中一個公證才能送到本處辦理文件證明帶回台灣用，沒有任何例外。
為確保國外文件在台效力，目前「馬爾他」及「聖馬利諾」等兩國文件（正本併翻譯本）須採「第三國」（義大利）驗證方式辦理。相關文件必須併中文或英文翻譯版先經過「該國外交部」驗證後，嗣採第三國（義大利）驗證方式，依序送交「該國駐義國大使館」及「義國羅馬Prefettura」驗證，完成這些流程以後，最後才能送交本處辦理文件證明，以持憑回台使用。
至於「阿爾巴尼亞」文件（正本併翻譯本）則屬於「有條件可例外」免採第三國(義大利)驗證。倘經本處審視文件性質及案情認定可「例外」可能免經第三國（義大利）驗證（必須由本處認定），將阿國文件（正本併翻譯本）經該國外交部驗證後，直接送交本處辦理文件證明回台使用。（敬請務必事前跟本處聯繫確認，並預留相關作業時間之彈性，未完備流程及文件逕送本處，恕難受理。）惟若經本處審認確有必要，仍須採第三國（義大利）驗證方式辦理。
「北馬其頓」文件（正本併翻譯本）必須先經過該國外交部驗證後，必須(沒有例外)再送到該國駐義大利大使館認證，但免經義大利羅馬prefettura認證，最後才能送交本處辦理文件證明，始能把文件回台使用。也就是說，北馬其頓文件經過該國駐義大使館驗證後，才算完成北馬其頓該國國內文件證明流程，才能送到本處辦理文件證明業務。
以上均為一般通則，個案可能有額外規定，將由本處依實際情形進一步審認；依法規，若上揭文件驗證方式及流程未完備，則本處無法受理。
＊簡要的文件證明流程如下：
一、把義大利、馬爾他、聖馬力諾、北馬其頓及阿爾巴尼亞文件帶回台灣用：
（一）義大利文件
義大利政府或機構文件（正本併翻譯本）→義大利Prefettura及Procura公證→本處驗證→（我外交部複驗）→始具效力可在我國政府機構使用。
（二）北馬其頓文件
北馬其頓文件（正本併翻譯本）→該國外交部驗證→該國駐義使領館驗證→本處驗證→（我外交部複驗證）→始具效力在我國政府機構使用。
（三）阿爾巴尼亞文件
阿爾巴尼亞文件（正本併翻譯本）→該國外交部驗證→（該國駐義使領館驗證）→（義國Prefettura驗證）→本處驗證→（我外交部複驗證）→始具效力在我國政府機構使用。
（四）馬爾他、聖馬利諾文件
馬爾他、聖馬利諾等２國文件（正本併翻譯本）→該國外交部驗證→該國駐義使領館驗證→義國Prefettura驗證→駐義大利台北代表處驗證→（我外交部複驗證）→始具效力在我國政府機構使用。
如果任何義大利、北馬其頓、馬爾他、聖馬力諾及阿爾巴尼亞的文件被國內機關或我政府其他駐外機構要求送交本處驗證，在送到本處驗證前，請一律務必將該文件正本完成義大利及相關國家的公證流程，即使其中文或英文或其他任何語言之翻譯本要在台灣或其他地方完成。任何國外文件，都要 !!!先經過該國國內公證!!! 才能送到本處驗證。
二、把台灣文件帶到義大利、聖馬力諾、馬爾他、北馬其頓、阿爾巴尼亞使用：（提醒您，申請者須遵守並配合他國最新規定及流程，個案可能有例外規定，請向相關主關機關確認，此資訊僅供國人初步參考）
（一）義大利及聖馬力諾
1.簡要流程(僅供參考)
我國政府機構或學校核發之文件→各地地方法院或民間公證人驗證（最新公證人名單可洽義大利經濟貿易文化推廣辦事處取得）→義大利駐台機構辦理文件證明→始可攜至義大利與聖馬力諾使用。
（謹註：1.此為一般原則，義國各項文件證明業務及流程等詳細辦理方式，敬請逕洽義國駐台機構及聖馬利諾外交部確認最新規定。2.據瞭解，聖馬力諾可接受經義大利駐台機構驗證之台灣文件，若有疑問請逕洽聖馬利諾外交部或義大利駐台機構瞭解。）
https://taipei.esteri.it/taipei/en/
2.台灣駕照在義大利免試換照
自2002年起，我國與義大利達成相互承認暨免試互換駕照協議。因此我國人持台灣駕照、合法在義居留4年內，均可申請在義大利免試轉換義國駕照，並統由本處負責辦理出具證明及翻譯，辦理方式詳參另頁專欄說明。
（二）馬爾他、北馬其頓、阿爾巴尼亞：（僅供參考）
提醒您，持我國政府機構核發之文件前往北馬其頓、阿爾巴尼亞、馬爾他等３國使用，請逕洽該國政府或該國鄰近台灣之使領館瞭解個案辦理流程。
1.馬爾他外交部https://foreignaffairs.gov.mt/
2.北馬其頓外交部http://www.mfa.gov.mk/
3.阿爾巴尼亞外交部https://punetejashtme.gov.al/
（三）其他應義大利、北馬其頓、馬爾他、阿爾巴尼亞、聖馬力諾政府機關要求之出具證明，則請務必先瞭解該機關向您提出之實際要求為何，並參考文件證明條例等法規後，洽詢本處瞭解個案規定及辦法，本處將會在法規內盡力提供國人協助及建議。
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提醒您，所有文件證明業務一律必須親辦或委辦，並進行必要的人別確認，不接受郵寄辦理，逕寄本處概不受理並予退件，以免文件遭冒辦、冒領、冒用，並衍生法律責任及後果，損及我國人權益，並徒增相關各方困擾。
一、領務櫃檯對外開放時間：
週一至週五 09：00 ~ 13：00 （逾時不候，若有特殊需求請提前預約保留時間）
（本處行事曆：義國國定假日、每年1月1日我國元旦及10月10日國慶日不對外開放）。
二、申請文件證明所需作業時間及費用：
1.普通件：5個工作天。每份文件14歐元。
2.速件：3個工作天。每份文件21歐元。（14歐元，另加收5成速件處理費用7歐元，共計21歐元）
※完成速件繳費程序後即不辦理退費，即使申請速件也並非百分之百保證可以在要求的時間內完成。倘遇各項突發狀況，或案件量多，或文件有疑慮須進一步查證真偽，則須更多作業時間，無法保證付費申辦速件均可配合，本處均須視個案實際情形予以處理，為降低風險，敬請提早準備，並預留充足作業時間，切勿匆忙安排行程，以免影響自身行程及權益。
三、申辦程序及應備文件說明：
（一）駐外館處辦理文件證明業務係依據「外交部及駐外館處文件證明條例」及相關法規，辦理文書驗證及出具證明；另據公證法第150條授權，得於駐在國轄區辦理公證業務。本處領務轄區包括：義大利、聖馬利諾、馬爾他、馬其頓和阿爾巴尼亞。
（二）外交部及駐外館處均僅就文件之形式效力予以證明，此為國際慣例，至文件內容及其所生法律效力，應由要證機關依職權進行審認，不在外交部及駐外領務人員證明之列。
（三）外交部及駐外館處辦理文件證明係申請人應國內外要證機關需要所作之「配合」行為，非屬強制性質，各要證機關應本其權責，衡諸申請案件性質，自行決定申請人應繳驗文件種類及該等文件需否送經本部或駐外館處證明。
倘國內要證機關規定國外文書持回國內使用須經駐外館處驗證始予受理，其國外文書如欲持回國內使用就需經過本處驗證，所以應請申請人自行向要證機關瞭解所需文件（含內容）及該等文件需否經本處驗證，以免返國後國內機關不予受理，徒增自身困擾。
四、取件、送件：
各項文件涉及個人資料及隱私等法律問題，為免文件遭冒辦、冒領、冒用，應由申請人親自送件及領件，或委託親友（須出具委託人親筆簽名委託之授權書及雙方有效證件正、影本；若委託人在台灣則該授權書必須經過公證人驗證及外交部複驗）、代辦公司親自向櫃檯送件，現場確認文件並繳清規費，不接受郵寄申辦。
若申請人在台灣，想委託在義大利的親友辦理，必須出具經過台灣地方法院或民間公證人驗證、外交部複驗之委託(授權)書，但不接受郵寄辦理，逕寄本處概不受理並逕予退件，以免文件遭冒辦、冒領、冒用，並衍生法律責任及後果，損及國人權益，並徒增相關各方困擾。
https://www.boca.gov.tw/cp-48-229-e3858-1.html
六、本處領務辦公室聯絡方式：
（一）中文服務：台灣人護照、台灣人文件證明、中國人入台證
- 電郵：ita@boca.gov.tw
- 電話：+39（06）9826-2808
（二）義大利文服務：外國人簽證、外國人文件證明
1.電郵：taiwan.initaly@legalmail.it
2.電話：+39（06）9826-2800
再次提醒您，駐外館處辦理文件證明業務均屬於「配合」行為（非強制），且各項業務繁雜，採用文件內容涉及國內各級政府、民間機關作業要點繁複規定，且每個人、每個個案有不同狀況，敬請申請者務必自行先向國內及義大利各要（用）證機關確認法規及所需繳驗之文件及內容，以免花時間金錢好不容易辦完國外文件的證明帶回台灣用以後才發現有問題、不被接受，耽誤時效，影響自身權益。
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以下僅提供幾種常見文件證明業務在義大利向本處申請文件證明之流程說明
（各項所需準備文件僅供參考，請自行洽詢主管機關及個案確認最新規定）
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一、單身台灣人民擬前往義大利、聖馬利諾、北馬其頓、馬爾他及阿爾巴尼亞登記結（離）婚、同性伴侶等戶政登記事宜，涉及相關國家的入出境、停居留、民事法規新制及社會風俗等繁複規定，每個國家規定及個案要求可能不同，敬請務必洽詢該國政府及駐外使領館等機構瞭解辦理方式及流程，以保障您自身權益。在符合相關各國法規的情況下，本處會行使國家主權並配合申請人應主管機關要求辦理相關文件證明業務。
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二、單身義國人士（或北馬其頓、馬爾他、阿爾巴尼亞、聖馬力諾人民）擬前往台灣登記結婚或同性伴侶，需辦理「單身證明」及「出生證明」驗證：
戶籍登記這項業務在台灣的主管機關是「內政部」(戶政司)，請先自行向內政部移民署及各戶籍地戶政單位確認戶政登記或後續居留要預先準備哪些文件。
台義戶籍登記相關法規及文件有差異，義國同類相關證明版本繁多(摘要版、完整版、國際版等)，因此義國政府核發之文件不一定符合國內主管機關之要求，敬請自行洽繫並依照主管機關內政部移民署及戶政機關之要求，向義大利與其他本處兼轄國家申請文件，並請自行洽詢該國政府瞭解其國內申辦文件之方式，包括可否委託親友代辦、要申請哪類文件、向誰申請、如何申請、應申請什麼語言版本、需否翻譯等，以上均請自行向國內外相關主管機關確認，以保障您的權益。
本處負責文件證明，證明上揭外國文件之真偽，不論持憑回台使用之內容是否符合國內機關需求及用途為何，因此本處能提供一般文件驗證流程之說明，並負責驗證義大利或其他兼轄國家的文件真偽，使外國文件在台灣有效力，但經駐外館處驗證的文件不保證內容可以被用證單位接受，個案及細節仍請自行洽繫相關機關，以保障自身權益，以免文件遭拒耽誤時效。
（一）請向義國人士戶籍所在當地市政府申請「單身證明」及「出生證明」，並請送交當地prefettura公證，再持完成上揭流程（絕對必須，沒有例外）之正本及影本到駐義大利代表處辦理文件證明，驗證文件真偽。
（二） 以下僅供參考：
若「單身證明」及「出生證明」為義文版，一般來說原則上國內各相關機關會要求另備中文或英文翻譯本，因為台灣戶政單位承辦人無法讀懂義大利文內容。
有關翻譯本辦理方式，一般常見有兩種可能作法：
1.在完成上揭各項文件原(正)本送交prefettura公證後，併翻譯本送請義國法院（tribunale）辦理宣誓翻譯，再將經過prefettura公證的正本及tribunale宣誓翻譯本送procura公證（詳細辦理方式請洽詢義國各地地方政府），再持完備上揭義國公證流程的各相關文件原本及翻譯本之正本與影本來本處辦理文件證明；
2.或持經過本處驗證文件之正本，併翻譯本在台送交地方法院或民間公證人認證。
如果任何義大利、北馬其頓、馬爾他、聖馬力諾及阿爾巴尼亞的文件被國內機關或我政府其他駐外機構要求送交本處驗證，在送到本處驗證前，請一律務必將該文件正本完成義大利及相關國家的公證流程，即使其中文或英文或其他任何語言之翻譯本要在台灣或其他地方完成。任何國外文件，都要 !!!先經過該國國內公證!!! 才能送到本處驗證。
提醒您：須否翻譯？翻譯本須否駐外館處認證？敬請逕洽要（用）證機關確認，如果該機關堅持駐外館處驗證翻譯本，敬請送交義大利法院辦理宣誓翻譯。
在台灣的每個機構要辦的每項業務，對於要求翻譯本辦理方式都不盡相同，據聞有的要求一定要外館驗證，有的要求在台合法登記立案之翻譯社翻譯才接受，怎樣才能被接受實非本處權責，本處無法提供意見，本處僅能建議一定要自行向（要）用證單位確認，並請配合他們的要求在義大利或台灣辦理。
提醒您，在義大利辦理宣誓翻譯並經公證，亦曾有翻譯後之文件不被台灣用（要）證機關接受之可能。因此建議拿經過本處驗證的文件正本回台灣找翻譯社及公證人做翻譯比較不會有問題。
以上資訊僅供參考，個案可能有不同差異。
（三）在台辦理結婚登記時，外籍配偶必須正式取用合乎我國情之中文姓名。倘外籍配偶因故無法隨行赴台辦理登記，必須親自來本處辦理「外籍配偶中文姓名聲明書」之文件證明，在本處領務秘書面前親筆簽名確認。表格如下聲明書表格https://www.boca.gov.tw/cp-48-234-ec6b2-1.html
（四）填寫文件證明申請表
（五）提醒您，等到在台灣辦完結婚登記，外籍配偶才能以依親事由申請「居留簽證」。如外籍配偶欲直接前往台灣辦理結婚登記並在台申請長期居留，必須先前來本處申請「停留簽證」，辦完結婚登記後，向台灣的外交部領事事務局或台灣各地辦事處申請更換「居留簽證」，才能進一步向內政部移民署申請居留證。此外，申請居留（簽）證必須具備完成義國公證且經本處驗證的「無犯罪紀錄證明（良民證）」（含中文或英文宣誓翻譯）及符合衛福部要求項目的「健康檢查」，各項規定詳情請務必參考外交部領事事務局網站（https://www.boca.gov.tw/lp-9-1.html）及內政部移民署網站（https://www.immigration.gov.tw/5385/7244/7250/7317/%E5%B1%85%E7%95%99/）。
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三、義國結婚證明書 （certificato di Matrimonio）驗證及回台辦理結婚登記（已經先在義大利辦妥結婚登記，準備要回台辦理結婚登記）
這項業務在台灣的主管機關是「內政部」，請先自行向移民署及戶政單位確認戶政登記或後續居留要預先準備哪些文件。並請依照主關機關內政部移民署及戶政機關之要求，向義大利及其他兼轄國家申請文件，並請自行洽該國政府瞭解申請方式，包括要申請哪些種類的文件、向誰申請、如何申請、應申請什麼版本、需不需要翻譯，以上均非本處權責，請自行向國內外相關主管機關確認。
本處負責文件證明，證明上揭外國文件之真偽，不論持憑回台使用之內容是否符合國內機關需求及用途為何，因此本處能提供一般文件驗證流程之說明，並負責驗證義大利或其他兼轄國家的文件真偽，使外國文件在台灣有效力，但經駐外館處驗證的文件不保證內容可以被用證單位接受，個案及細節仍請自行洽繫相關機關，以保障自身權益，以免文件遭拒耽誤時效。
（一）將義國結婚證書或同性伴侶證書正本先送交義國Prefettura公證；如須辦理翻譯本驗證，請將完成prefettura公證之文件原本併中譯文或英譯文送交義國法院（tribunale）辦理宣誓翻譯，再送交procura公證，在將上面所有相關文件之正本及影本送交本處辦理文件證明業務。（義大利結婚證書種類繁多，請自行向台灣戶政單位確認版本及需否翻譯，此為國內戶政單位之權責，非本處。）
一般來說原則上國內各相關機關會要求另備中文或英文翻譯本，因為台灣戶政單位承辦人無法讀懂義大利文內容。
有關翻譯本辦理方式，有兩種作法：1.在完成上揭各項文件原(正)本prefettura公證後，將翻譯本併送請義國法院（tribunale）辦理宣誓翻譯（辦理方式請洽詢義國政府），再持各相關文件原本及翻譯本之正本與影本來本處辦理文件證明；2.或持經過本處驗證文件之正本，併翻譯本在台送交地方法院或民間公證人認證。
在台灣的每個機構要辦的每項業務，對於要求翻譯本辦理方式都不盡相同，據聞有的要求一定要外館驗證，有的要求在台合法登記立案之翻譯社翻譯才接受，怎樣才能被接受實非本處權責，本處無法提供意見，本處僅能建議一定要自行向（要）用證單位確認，並請配合他們的要求在義大利或台灣辦理。以上資訊僅供參考，個案可能有不同差異。
（二）以下僅供參考：一般來說，在台辦理結婚登記時，外籍配偶必須正式取用合乎我國情之中文姓名。倘外籍配偶因故無法隨行赴台辦理登記，必須本人親自來本處辦理「外籍配偶中文姓名聲明書」之文件證明，並在本處領務秘書面前親筆簽名確認。表格如下聲明書表格https://www.boca.gov.tw/cp-48-234-ec6b2-1.html
（三）填寫文件證明申請表
（四）提醒您，等到在台灣辦完結婚登記，外籍配偶才可能以依親事由申請「居留簽證」。如外籍配偶欲直接前往台灣辦理結婚登記並在台申請居留，必須先前來本處申請短期的「停留簽證」，辦完結婚登記後，備妥經駐外館處驗證的無犯罪證明、符合衛服部要求的健康檢查等文件，才能在台灣外交部領務局或各地辦事處更換「居留簽證」，進而向內政部移民署申請居留證。此外，申請居留簽證必須具備完成義國公證並經本處驗證的原國籍「無犯罪紀錄證明（良民證）」（含中文及英文宣誓翻譯）及符合衛福部要求項目的「健康檢查」，詳情請參考外交部領事事務局網站（https://www.boca.gov.tw/lp-9-1.html）及內政部移民署網站（https://www.immigration.gov.tw/5385/7244/7250/7317/%E5%B1%85%E7%95%99/）。
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四、返國辦理戶籍登記或定居：
這項業務在台灣的主管機關是「內政部」，請先自行向移民署及戶政單位確認戶政登記或後續居留要預先準備哪些文件。
並請依照主關機關內政部移民署及戶政機關之要求，向義大利及其他兼轄國家申請文件，並請自行洽該國政府瞭解申請方式，包括要申請哪些種類的文件、向誰申請、如何申請、應申請什麼版本、需不需要翻譯，以上均非本處權責，請自行向國內外相關主管機關確認。
本處負責文件證明，證明上揭外國文件之真偽，不論持憑回台使用之內容是否符合國內機關需求及用途為何，因此本處能提供一般文件驗證流程之說明，並負責驗證義大利或其他兼轄國家的文件真偽，使外國文件在台灣有效力，但經駐外館處驗證的文件不保證內容可以被用證單位接受，個案及細節仍請自行洽繫相關機關，以保障自身權益，以免文件遭拒耽誤時效。
（一）海外新生兒在台灣戶政事務所辦理出生登記：
6歲以下在台無戶籍國民需提供國外預防接種證明文件及出生證明正本（須先送義國prefettura公證，並譯成中文或英文送法院認證，再送到本處辦理文件證明）。
此外，在海外出生之新生兒為無戶籍國民，須持中華民國護照回台，回國後向內政部移民署辦理定居證，再辦理戶籍登記，辦完戶籍登記後，在台重新申請載有身分證字號之晶片護照。
因此，尚無申辦我國護照之新生兒，必須由父或母或監護人代為辦理首本中華民國護照，本處須查驗新生兒身分。
提醒您，海外出生無戶籍國民申請首本中華民國護照，必須在父母親雙方同意前提下取用中文姓名，如果外籍配偶不打算一起與我國人回台辦理戶籍登記，則父母雙方必須同時親自到本處領務秘書面前在取用中文姓名同意書上簽名確認，並辦理文件證明業務。
（二）全家返台定居：
請來本處辦理「停留簽證」，俟返台完成「戶籍登記」後，至領務局以「依親」事由申請更換「居留簽證」，再前往內政部移民署辦理「居留證」。在居留證有效期間內可自由進出台灣。
注意事項：
（一）依據戶籍法規定：「戶籍登記之申請應於事件發生或確定（註：即相關證明文件經本處驗證後）後30日內為之。但出生登記至遲應於60日內為之。」，「無正當理由（註：除因申請人離台多年且國內無親友，並檢具證明文件敘明無法及時回台申辦之理有，經個案審核同意後，方可免罰）…未於法定期間為戶籍登記之申請 者，處新台幣300元以上900元以下之罰鍰…」
（二）依據「出入境及移民法」規定，為便於戶政單位辦理手續，回國時請持中華民國護照。
（三）返國辦理戶籍登記、外僑居留證或其他文件，需依受理機關之規定辦理，建議申請人除參考上述資料外，亦向國內主管機關洽明確認所需之文件，其中如有需本處驗證者，出發前應即辦妥。
提醒您，以上資訊謹供參考，有任何疑問、疑慮，均請洽主管機關內政部瞭解詳細規定。
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五、學歷驗證：
學歷證明需繳交文件及費用如下：
義大利各級學校的學歷（位）證明（在學證明、學位證書或成績單等）正本必須先送去學校當地省政府公證處 （Prefettura）認證蓋章；若要用影本辦，要先去comune申請與正本相符的影本（copia autentica），才送去prefettura。
翻譯本請送到地方法院(Tribunale)辦理宣誓翻譯(traduzione giurata)，再送去檢察院(Procura)公證(legalizzazione)。
完成上面流程後，辦理時請攜帶上揭擬請本處驗證之文件正本（或「與正本相符」的影本）及相對應的影本（由本處留存）各一份（如果要申請2份就各帶2份，依此類推），並請填寫文件證明申請表格。
每一份文件證明書驗一個章，一份文件(章)為14歐元；1份文件正本及1份翻譯本之規費則為28歐元，依此類推；急件費用另加收5成。
有關翻譯本，提醒您，一般台灣各級機關學校或學術機構、民間公司無法閱讀義大利文做成文件的內容。所以，如果台灣那邊學校或學術機構或民間公司要求您提供中文或英文翻譯本，請在義大利各地地方法院 (Tribunale)做完中文或英文的宣誓翻譯（traduzione giurata）後，再帶去Procura認證蓋章(legalizzzione)。
如果台灣那邊的學校或機溝或民間公司等，接受您在台灣做翻譯公證，請持上面經過義大利政府公證及本處驗證之學歷證書正本（切記，通常文件正本一定要經過本處驗證，少有例外）完成在義大利的各項文件驗證流程，再把經本處驗證的文件帶回台灣找地方法院或民間公證人認證翻譯。
如果任何義大利、北馬其頓、馬爾他、聖馬力諾及阿爾巴尼亞的文件被國內機關或我政府其他駐外機構要求送交本處驗證，在送到本處驗證前，請一律務必將該文件正本完成義大利及相關國家的公證流程，即使其中文或英文或其他任何語言之翻譯本要在台灣或其他地方完成。任何國外文件，都要 !!!先經過該國國內公證!!! 才能送到本處驗證。
提醒您，據聞有些學校機關只接受在台經過合法立案之翻譯社做好翻譯後給公證人認證，有些則僅接受駐外館處驗證，此均係（要）用證機關(學校、學術機構、公司)的需求，請自行向相關單位確認，並配合他們要求辦理。以上資訊實非本處權責，僅能提醒您留意、參考。
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六、歸化義大利國籍、義大利移民事務
義國政府對於歸化案受理之文件審核較嚴，相關文件之準備及驗證程序均請逕洽義國政府或義大利駐台機構（而非本處）辦理，本處無受理權權，亦無資訊可提供。
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七、授權書(委託在台親友辦事情)
如果您人在國外（義大利、北馬其頓、馬爾他、聖馬力諾、阿爾巴尼亞），因故短期無法回台，又急著想要委託在台灣的親友幫您在台向戶政機關、銀行、學校等辦理事情，您必須填妥授權書以後，本人攜帶有效身分證件（護照、身分證等）親至本處，並在領務秘書面前親筆簽名辦理「授權書」之文件證明。
一般來說，本處查驗委託（授權）人本人身分及親筆簽名之「授權書」後，本處將核發文件證明書給您，獲得您授權的親友即可持憑該文件證明書及授權書，在台灣為您在國內處理您授權書上面所同意授權範圍內的事宜情。（經本處核發文件證明書後，絕對不可塗改任何授權內容，若授權書事後出現任何塗改痕跡即立刻失效）
提醒您，授權書有參考樣式，但個案涉及事務所需要求不同，請向您要辦事情的那個國內機關確認怎樣的授權書格式及內容是他們可以接受的。
本處僅負責查驗身分是授權者本人、並確認授權者親簽表示同意之意願後，才核發文件證明書，但沒有權責決定記載授權內容或樣（格）式可否被用證機關接受。因此，提醒您請務必自行向相關機關確認，才能保障自身權益，以免費時費力辦好一份授權書送回台灣，卻遭國內主管機關拒絕受理、白費功夫。
