疫情期間作業時間請以「本處最新領務服務措施」公告為準
- 本處「文件證明」服務簡介：文件證明主要目的是使文件產生跨國公信力，便利有跨國使用需要的文件得以透過驗證，產生一定之公信力而被接受。本處提供之文件證明服務係僅就文件之形式效力予以證明，此亦為國際慣例，至於文件內容及其實際效力是否合於「要證機關」之申請要件，應由各要證機關審核後認定，不在本處文件證明服務的範圍。
- 本處受理文件證明的範圍：本處提供之文件證明服務，係應我國內要證機關需要所作之配合行為，非屬強制性質，故各類文件持回我國使用前，當事人應先向要證機關查詢確認其文件需送經駐外館處驗證，再向管轄該文書作成地之我國駐外館處申辦。本處文件證明轄區為：紐約州、紐澤西州、康州及賓州，其他領務轄區請至外交部領事事務局全球資訊網站查詢。
- 本處受理申辦文件證明之方式：
- 當事人親自前來本處提出申請：申請人應出示有效身分證件（例如我國或外國護照）正本及影本1份。如申請人為未成年之國人（未滿18歲），則請另提供法定代理人（如父親或母親）簽名同意函及雙方關係證明文件，並附上該法定代理人之有效中華民國護照或身分證影本。
- 委託他人前來本處代為提出申請：依公證法第76條規定，由代理人請求者應提出授權書，並經適當之認證或證明。故倘文件證明係由代理人提出申請者，該代理人須提出經「指定證明機構」認證之申請人授權代理人辦理相關事項之授權書，本處始能受理。「指定證明機構」在本處轄區內指具有公證人（Notary Public）資格人士；在本處轄區外之國外地區，係指領務轄區包含該地區之我國駐外館處；在國內係指法院之公證人或具資格之民間公證人，並經外交部複驗。代理人並應出示有效之身分證件正本及申請人本人之有效身分證件，以供查驗。
- 郵寄申請：申請人應備妥所需文件及身分證件。為避免護照等重要身分證件於郵寄途中遺失，請提供經轄區公證人公證後之有效我國護照影本作為身分證件。無我國護照者：A：倘申請人在美國紐約、紐澤西、賓州、康州等州（即本處轄區），請提供經當地公證人驗證之外國護照影本；B：倘申請人在美國上述4州以外或其他國家，其外國護照影本應先送經領務轄區包含該地區之我國駐外館處驗證；C：倘申請人在台灣，其外國護照影本須經該國駐台代表機構（例如，美國護照應送至美國在台協會）驗證後，再送至外交部領務局覆驗，然後併申請件寄至本處。
- 本處可受理驗證之文件種類： 原則上本處僅受理驗證本處轄區4州州政府所發出之公文書或於此4州做成之私文書，非屬本處轄區之文書仍請向主管該地區之駐外館處提出申請。本處經常受理驗證之一般文件種類包括：授權書、委託（任）書、學歷證件、成績單、在學證明、專（職）業證照、聲明或具結書（AFFIDAVIT）、出生證明、死亡證明、結婚證書、法院離婚、駕駛執照以及各種形式之「簽字證明」（即由本處見證申請人親自簽字之文件）等。有關本處驗證各種文件之程序等細節，請進一步參閱「文件證明」項下各專項詳細說明。除此之外之文件，請當事人提出申請前先與本處洽詢驗證方式與所需相關文件。
- 申辦一般文件證明時所需提交之相關文件：
- 個人身分證件：以有效之我國或外國護照為主，其他有照片之身分證件，如我國核發之外僑居留證或美國核發之永久居留證，亦可接受。又美國各州核發之駕駛執照不能顯示持有人之國籍，故涉及國籍之文件證明案件，仍須提出申請人有效護照。
- 文件證明申請表：申請表應逐項詳實填寫並親自簽名，如填寫不全或不實，本處將無法受理。
- 欲驗證之文件：除學歷證件等少數例外情形外，請求驗證之文件必須為真實且為正本（authentic and original）。文件內容請勿增刪塗改，如欲驗證文件上之重要基本資料與當事人護照或其他身分證件上不一致或有繕打錯誤，請先洽原發證單位更正，否則本處礙難受理。除學歷證件等少數例外情形外，本處一般係在文件正本上進行驗證簽章，但亦可應申請人之請，在查驗正本後於影本上進行驗證簽章。所有文件除正本外，均請附上影本1份供存查。
- 私文書應先經驗證：屬於本處轄區各州政府核發之公文書，本處可辦理驗證。至於申請人陳述私權事項之私文書，倘屬於委託他人或以郵寄方式提出申請者（例如非經本處見證簽字之授權書、委託書等），需先經當地公證人公證，再經當地郡或市書記官（County or City Clerk）驗證公證人之簽字屬實，然後再送本處驗證。商業文書、涉及重大身分及財產利益（例如有關印鑑證明、不動產、遺產、遺囑或領養等事項）之授權書或遺產繼承權拋棄書等，除須先送請本處轄區各州由「公證人」及「郡（市）書記官」雙重認證外，尚須送請「州政府主管公證人事務之單位（如州務卿，Secretary of State）」進行第三重認證，始能向本處申請驗證。
- 不單獨受理英文文件之中文翻譯本驗證：英文文件之中文翻譯本不得單獨申請驗證，申請人應自行備妥相關文件之中譯本，搭配尚未或業已經本處驗證之英文文件正本一併申請驗證。又本處領務轄區內各類英文文件中譯本之驗證倘不及在本處申辦，亦可俟返國後再持業經本處驗證之英文文件，向國內地方法院公證處或民間公證人申請中譯本之驗證。
- 其他證明文件：本處辦理文件證明過程中，有權要求申請人提供其他相關證明文件。例如，倘要求本處作翻譯驗證之文件中包括中文姓名，申請人應一併提供相關當事人載有中文姓名之身分證件。外籍人士倘擬使用其中文姓名申請文件驗證，請一併提出載有中文姓名之身分證件（如我國之外僑居留證）。
- 驗證規費：文件證明規費每份15美元，英文文件之中譯本驗證規費亦為每份15美元。此外，查證過程中倘衍生查證費用（如若干學校收取學歷查證費或National Student Clearing House資料庫需收取學歷資料庫使用費）亦須由申請人負擔。請併計規費、查證費，以現金或銀行郵局匯票（money order，Payable to： TECO in NY）支付，恕不接受信用卡及個人支票。
- 申請案需本處寄回美國境內者，請備妥「已附回郵之美國郵政USPS信封」，以利完成後寄回（僅限使用美國郵政USPS）。回郵信封均須請事先貼妥回郵郵資，並自行事先填妥寄回收件人姓名、地址及電話等資訊。護照、簽證請使用美國國內快遞Priority Express信封；文件驗證可自行選擇使用美國國內掛號Priority Mail信封或美國國內快遞Priority Express信封。郵資以美國郵政官網USPS最新規定為準。本處寄件後即不負責郵件延誤或遺失之責任。
- 處理時間：為提升本處文件證明驗證品質，本處授權書及申請人親自簽名類文件（如委託書、拋棄繼承聲明書、現居美國證明書、退除役人員定期俸金授權書及榮民就養驗證等）發件時間如下（以下不含收件完尚須補件之申請案）：
- 一般件辦理：
- 前述各類文件受理當天不發件，文件製作原則為10個工作日，詳細資訊請參考「本處最新領務服務措施公告」及「文件證明申請案件作業時間」。
- 申請人請於送件時告知本處櫃台人員文件製作完成後之取件方式：（1）郵寄寄回；（2）申請人自取或委託他人持收據代取。
- 倘文件較複雜或申請人一次申請驗證之文件數量較多時，得延長處理時間，最長不超過2個月；如須陳報外交部核示，或轉請文件作成機關、公證人、學校等查證者，最長不超過6個月。本處原則不受理速件，惟倘申請人提出正當理由，得主動請本處以「速件」方式處理一般文件（即無須進一步向外界機關查證或呈報外交部核示之文件）之驗證。本處經審酌當日受理案件數量、查證過程之難易程度及人力調度情形等因素後，得以「速件」方式處理，處理時間將縮短1至2個工作天（確切時間視本處當時處理之案件數量而定），每件文件並加收速件費50%（例如出生證明之驗證規費原為每件15美元，另將加收速件費7.5美元），惟並非每件申請案均符合「速件」之條件，本處於受理時將告知申請人可否以「速件」方式處理。
- 一般件辦理：
- 其他注意事項：
- 提出申請後，申請人或其代理人請於60天內持收據前來本處將文件取回，如申請人無故逾期不將文件取回，本處不負保管之責。
- 親自前來本處申辦者，敬請預先規劃前來申辦之交通路線、停車地點、往返時間、本處處理文件所需之時間等因素，並依據需用文件之急迫性，安排取件方式（如親自取件或郵件寄回）。
- 本處領務轄區為紐約州、紐澤西州、康州和賓州，其他地區領務申請件請利用外交部領事事務局全球資訊網站查詢後，洽所屬地區館處辦理。
- 請多加利用外交部領事事務局全球資訊網站查詢、參考各項領務相關規定，網址為 http：//www.boca.gov.tw/
